Gérer une solution BI multi-pays

Par Eric Chan – Directeur Architecte de données

En 2014, l’un de nos client, une entreprise multinationale, était en voie de réalisation d’une solution BI globale. Lors de ce mandat, par sa maîtrise des technologies BI Microsoft, Larochelle a su démontrer sa capacité à réaliser une solution BI multipays  en ciblant les besoins des marchés des régions.

Nous vous expliquons ici comment nous avons géré une solution BI multi-pays pour une entreprise internationale grâce à l’utilisation des technologies basées sur Microsoft SQL Server.

État de la situation

Les régions de l’Amérique latine et centrale comprennent de multiples marchés (pays) utilisant différents systèmes ERP non intégrés à une solution BI.  Pour produire les rapports financiers destinés à la haute direction, de nombreux analystes financiers consacrent plusieurs semaines à consolider, manipuler et créer des rapports concernant les ventes et dépenses opérationnelles.

Pour pallier à ce problème, le client a lancé un ambitieux projet de solution BI globale.  Moins approprié à ces petits marchés en raison des coûts d’intégration trop élevés et des délais de livraison trop longs qu’il entrainait, il incombait à Larochelle Groupe Conseil de travailler sur une nouvelle solution, plus adaptée.

Suite à toutes ces différentes problématiques, Larochelle a proposé une solution BI alternative, mieux ciblée pour répondre aux besoins de ces marchés, et a obtenu l’approbation du client afin de procéder à la réalisation du prototype et de la solution.

Défis rencontrés

•  Les différences linguistiques et géographiques

De plus, les devises et les langages étant différents selon les marchés il a fallu s’adapter en conséquence.

Pour pallier aux difficultés de la langue ( les équipes locales parlent principalement l’espagnol) les communications avec l’équipe Larochelle se font principalement sous forme écrite en anglais et, selon le besoin, sous forme d’appels téléphoniques.

Le siège social mondial de l’entreprise étant situé aux États-Unis et que la haute direction des régions s’y trouve également, il a été convenu que la seule langue de présentation de la solution était l’anglais. Ainsi, les données sources de chaque marché sont chargées en devises locales puis converties en devises américaines (USD).

• La structure des marché

La structure particulière des marchés: par région et dans certains cas (mais non tous) un regroupement des marchés en sous-régions a été une première difficulté qu’il a fallu gérer.

En effet, des restrictions de politiques d’entreprise ne permettaient pas d’interfacer directement avec les différents systèmes ERP.

Ainsi, les équipes locales étaient responsables d’extraire les données sources et d’uniformiser les produits avant l’apport de notre solution.

Réalisation

Larochelle a donc réalisé une solution pour le Canada, en travaillant de concert avec les équipes TI locales du client. Ces équipes n’ayant pas les infrastructures pour héberger le système, les infrastructures du client au Canada ont été utilisées.

En collaboration avec les analystes financiers de ces marchés, les équipes locales ont identifié les besoins que l’équipe Larochelle a ensuite analysés pour définir l’architecture et les spécifications de la solution.

L’approche technologique choisie a été basée sur les services Microsoft, pour leurs outils intégrés et intuitifs facilitant le développement :

• Access : formulaire de saisie de données;
• SQL Server : stockage des données pour l’applicatif, « staging » et « data mart »;
• Integration Services (SSIS) : interfaces de chargement et d’intégration des données sources;
• Analysis Services (SSAS) : structure des cubes OLAP;
• Reporting Services (SSRS) : rapports financiers Web;
• Excel : rapports financiers sous forme de tableaux pivot.

Ainsi, les données de références (produits, marchés, comptes, centres de coûts et devises), ont été également administrées par les équipes locales via les formulaires Access. Ces données ont été directement stockées sur la base de données applicative.

Les données de transactions de ventes, budget, prévision et de dépenses ont été consolidées par les équipes locales en fichiers Excel à la fin de chaque période fiscale, puis ont été déposées dans un dossier réseau.

Les interfaces SSIS automatisées ont récupéré ces fichiers et les ont intègrés dans le « data mart » tout en rafraîchissant les cubes OLAP de ventes et de dépenses.

Délai

Le prototype de cette solution a été conçu en seulement quelques jours. Il a permis de fournir au client un aperçu de la situation finale et de clarifier leurs besoins.

Dans ce prototype, les données sources étaient chargées via « SQL Server Import and Export Wizard » dans le « staging » et des procédures stockées effectuaient les transformations nécessaires vers le « data mart » puis alimentaient les cubes OLAP.

Un rapport Excel sous forme de table pivot servait à démontrer les possibilités du rapport final.

Solution finale

Par la suite, Larochelle a livré la solution BI finale :

• Formulaires Access pour la gestion des données de références :

  • Régions, sous-régions et marchés;
  • Produits et clients;
  • Comptes et centres de coûts;
  • Devises.

• Cubes OLAP « Analysis Services » :

  • Un cube de ventes, budget et prévision :
    • Par régions, sous-régions et marchés;
    • Par périodes fiscales, produits et clients;
    • En devises locales et USD;

• • Un cube des dépenses :
    • Par régions, sous-régions et marchés;
    • Par périodes fiscales, comptes et centres de coûts;
    • En devises locales et USD;

• Rapports « Reporting Services » :

  • Ventes par unités d’affaires;
  • Ventes par principaux comptes clients;
  • Ventes par clients;
  • Ventes par produits;

• Rapport Excel :

  • Dépenses par marchés;
  • Dépenses par centres de coût;
  • Dépenses par catégories;
  • Dépenses par comptes;
  • Dépenses détaillées.

Vous montez une solution BI ? N’hésitez pas à faire appel à des experts qui seront vous accompagner dans vos choix aussi bien stratégiques que technologiques. Larochelle propose une offre de services intégrés adaptés à chaque situation. Pour en savoir plus, consultez nos pages services.