Par Laure Pouget, Conseillère principale, Conseil en gestion
Initialement présenté comme un remplaçant de Skype par Microsoft, Teams a beaucoup évolué au cours de ces dernières années, en particulier depuis 2020. Faisant preuve d’une impressionnante capacité d’adaptation, Microsoft a su faire de Teams un outil indispensable au télétravail et le placer au cœur de la transformation numérique des entreprises. Quels ont été les apports de Teams au cours de ces derniers mois ? Comment a-t-il changé notre manière de travailler ?
Teams facilite la collaboration
À la fois outil de discussion, de réunions et de téléphonie, Teams permet à ses 145 millions d’utilisateurs quotidiens[1] de se rencontrer et d’échanger à distance. Sur la seule journée du 31 mars 2020, les utilisateurs de Teams ont passé 2,7 milliards de minutes en réunion via la plateforme[2].
Mais Teams va bien au-delà des fonctionnalités de son prédécesseur Skype. Grâce à son intégration avec l’ensemble de la suite Office 365, Teams est devenu le point central pour :
· Partager et co-éditer des documents stockés sur Sharepoint,
· Gérer ses fichiers sur One Drive,
· Visualiser son calendrier Outlook et organiser des rencontres,
· Proposer des sondages Forms,
· Prendre les notes d’une réunion sur One Note,
· Gérer les demandes d’approbations des flux de travail configurés avec Power Automate,
· Et accéder à de nombreuses autres fonctionnalités offertes par les outils Office 365.
Enfin, de plus en plus de logiciels tiers s’intègrent avec Teams : de la gestion de projet (Monday, Trello) aux processus RH (Workday), la plupart des tâches quotidiennes sont désormais faisables directement via Teams.
Teams permet d’impliquer ses employés
Avec la généralisation du télétravail, les entreprises ont perdu le lien physique avec leurs employés : difficile d’organiser une rencontre annuelle ou un séminaire de formation sans pouvoir se rencontrer !
Teams apporte une solution à ce problème via deux fonctionnalités :
· Les Teams Live Events permettent d’organiser des événements à distance. Des conférences aux rencontres annuelles en passant par les événements moins formels comme les soirées de fin d’année, Teams a su permettre aux entreprises de conserver le lien avec leurs employés.
· Plus axés sur la formation, les récents Teams Webinaires permettent à un ou plusieurs experts de faire une présentation professionnelle, tout en permettant à l’audience d’intervenir pour poser des questions. Teams Webinaire permet également de gérer le processus d’inscription préalable à l’événement et de partager du contenu (documents, liens) à l’issue celui-ci.
Par ailleurs, dans les prochains mois, Microsoft Viva et son intégration avec Teams devraient changer profondément le concept d’intranet pour le rendre plus dynamique, plus accessible et plus personnalisé. Teams facilite donc la communication avec les employés et augmente leur sentiment d’implication.
Teams rend les entreprises plus performantes
En 2019, un rapport de Forrester indiquait que le retour sur investissement moyen pour une entreprise ayant adopté Teams était de 832%[3]. Ce même rapport précise que les employés gagnent :
· 4 heures par semaine grâce aux fonctionnalités collaboratives de Teams (moins de réunions, documents partagés…),
· 15 minutes par jour, car ils n’ont plus besoin de changer d’application pour accéder aux informations qu’ils souhaitent.
Enfin, Teams accélère la transformation numérique en permettant de remplacer plusieurs solutions différentes par un seul outil orienté vers le Cloud et accessible via mobile. Cela permet de diminuer de nombreux coûts associés à l’intégration, la sécurisation ou la maintenance des actifs numériques.
Tous ces avantages font de Teams un outil incontournable de la transformation numérique des entreprises. Destiné à évoluer encore dans le futur, notamment grâce à l’intégration de fonctionnalités d’intranet, de CRM ou d’ERP, Teams va continuer à faire partie de notre quotidien pour les années à venir.
[1] Source : Microsoft Teams Revenue and Usage Statistics (2021) – Business of Apps
[2] Source : How To Make Connections In Remote Meetings | Microsoft 365 Blog
[3] Source : https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/wp-content/uploads/sites/2/2019/04/Total-Economic-Impact-Microsoft-Teams.pdf?rtc=2
